Dokumen Perusahaan (Pengertian dan Segala Pengaturan Dokumen Perusahaan)

Pengaturan hukum dokumen perusahaan yang ada di Indonesia dewasa ini terdapat di dua tempat, yaitu di Pasal 7 sampai 12 KUHD dan UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Di dalam KUHD menggunakan istilah pembukuan, sedangkan UU No. 8 tahun 1997 menggunakan istilah dokumen perusahaan. KUHD tidak menjelaskan makna dari pembukuan tersebut. Namun, dalam Pasal 6 KUHD secara jelas mewajibkan setiap orang yang menjalankan perusahaan diwajibkan mengadakan catatan atau pembukuan mengenai kekayaan dan semua hal mengenai perusahaannya, sehingga dari catatan itu setiap waktu dapat diketahui hak-hak dan kewajibannya.


pengertian-dokumen-perusahaan


Orang atau perusahaan tersebut wajib menyimpannya selama jangka waktu yang ditentukan, yakni 30 tahun untuk catatan tersebut, dan 10 tahun untuk surat-surat, telegram-telegram yang diterimanya serta turunan dari surat-surat atau telegram yang dikeluarkan. Namun jika dalam UUDP di dalamnya memberikan pengertian tentang dokumen perusahaan serta jenisnya yang harus dicatat dan disimpan.

Menurut Pasal 1 butir 2 UUDP mendefinisikan dokumen perusahaan sebagai sebuah data, catatan atau keterangan yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatan di perusahaannya, baik tertulis di atas kerta atau sarana lain yang dapat dilihat, dibaca dan didengar. Menurut pasal 2 UUDP dokumen perusahaan terdiri dari Dokumen Keuangan dan Dokumen Lainnya. Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.

neraca-keuanganCatatan yang dimaksud di atas adalah terdiri dari neraca tahunan, perhitungan rugi laba perusahaan tahunan, catatan transaksi harian, atau setiap tulisan yang berkaiutan dengan kegiatan usaha perusahaan. Sedangkan bukti pembukuan yang dimaksud adalah terdiri dari warkat-warkat (dokumen tertulis yang bentuk dan penggunaannya ditetapkan menurut aturaan tertentu dan merupakan bukti transaksi, contoh : cek, giro) yang digunakan sebagai dasar yang mempengaruhi perubahaan kekayaan, utang dan modal. Untuk data pendukung administrasi keuangan terdiri dari ;
  1. Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan;
  2. Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan.
Terdapat pengertian lain kaitannya dengan dokumen perusaahaan, yaitu menurut pasal 4 UUDP bahwa dokumen perusahaan adalah data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait secara langsung dengan dokumen keuangan.

Mengapa setiap perusahaan di wajibkan untuk membuat Catatan / Dokumen Perusahaan?


Pasal 8 ayat 1 jo Pasal 5 UUDP mewajibkan bagi setiap perusahaan membuat catatan yang terdiri daari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajuban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan.

Catatan yang berkaitan dengan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laba rugi, menurut pasal 9 UUDP wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan. Kemudian dalam hal peraturan perusahaan perundang-undangan yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan di bidang tertentu tidak menentukan lain, maka catatan tersebut wajib dibuat paling lambat enam bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.


Berapa jangka waktu penyimpanan yang ideal untuk menyimpan dokumen perusahaan?


pasal 11 UUDP mewajibkan bagi setiap perusahaan untuk menyimpan catatan atau dokumen (seperti yang dimaksud dalam pasal 5, bukti pembukuan yang dimaksud pasal 6, data administrasi pendukung seperti yang dimaksud pasal 7 ayat 2) selama 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Ketentuan yang ada di dalam pasal 11 di atas menggantikan ketentuan jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang diatur Pasal 6 KUHD. Pasal 6 KUHD mewajibkan perusahaan untuk menyimpan setiap catatan memgenai keadaan perusahaan untuk menyimpan setiap catatan mengenai keadaann kekayaannya dan semua hal menyangkut keadaan perusahaan selama jangka waktu 30 tahun. Sedangkan yang menyangkut surat-surat, telegram-telegram yang diterimanya serta turunan-turunan surat-surat dan telegram-telegram yang dikeluarkan wajib disimpan selama 10 tahun. Perlu dicatat di sini bahwa waktu penyimpananan selama 30 tahun tersebut pada umumnya dikatakan berkaitan dengan masalah kadaluarsa tuntutan yang diatur di dalam Pasal 1967 KUHPer.

Setelah melewati masa kadaluarsa (lampau) dalam 30 tahun, di dalam KUHPer disebutkan bahwa semua tuntutan akan gugur. Jika hal ini dhubungkan dengan kwajiban perusahaan menyimpan dokumen perusahaan yang kemungkinan setiap saat bisa digugat oleh pihak-pihak yang bersangkutan, maka baru setelah 30 tahun itu perusahaan benar-benar terlepas dari resiko gugatan. untuk itu inilah gunanya suatu dokumen perusaahn disimpan selama 30 tahun, keadaan menjadi aman, karena kemungkinan terjadi kekalahan ketika ada gugatan atau ada tuntutan hukum sangatlah kecil.

Bagaimana ketentuan pembuktiannya jika dilihat dari Pasal 7 dan 8 KUHD?


Walaupun ada kata kewajiban untuk membuat catatan dan menyimpan doikumen perusahaan, baik dalam KUHD atau UUDP tidak mengatur adanya sanksi yang jelas, sehingga kewajiban itu menjadi kewajiban yang tidak mempunyai sanksi. Makna kewajiban atau diwajibkan itu jika tidak mempunyai sanksi akan mempunyai makna "boleh diadakan boleh tidak", "boleh dilakukan boleh tidak". Karena jika tidak dilakukan tidak akan memberikan sanksi apapun. Namun jika itu dilakukan akan memberikan manfaat bagi yang melaksanakan, karena hakim dapat melihat catatan atau dokumen itu sebagai alat bukti yang menguntungkan bagi si pembuat catatan.

Penggunaan kata wajib dalam UUDP ini sebenarnya lebih dimaksudkan untuk memberikan penekanan adanya kewajiban perusahaan untuk membuat dokumen, agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban serta untuk melindungi pememrintah maupun pihak ketiga. Sedangkan maksud dari penggunaan kata "tidak memaksa" untuk pengusaha dalam mengadakan catatan tersebut, namun sebenarnya memberikan kesempatan yang menguntungkan bagi pengusaha atau perusahaan yang membuatnya (catatan atau dokumen perusahaan). Karena itulah Pasal 22 KUHD menentukan, bahwa orang tidak dapat memaksa seseorang untuk membuka pembukuannya, kecuali :
  1. jika mengenai tuntutan waris; atau
  2. tuntutan seorang sekutu dalam persekutuan; atau
  3. dalam hal terjadinya pailit.

Apa yang dimaksud dengan Pengalihan dan Legalisasi


Pengalihan bentuk dokumen perusahaan sudah datur di Pasal 12 sampai 16 UUDP. Dalam Pasal 11 UUDP menentukan bahwa dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam micro film atau media lainnya. Micro film adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil. Sedangkan yang dimaksud dengan media lainnya adalah penyimpanan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat keamanan tinggi dan menjamin keaslian dokumen yang dialihkan misalnya CD, Harddisk, Flashdisk, dan media penyimpanan lainnya. Dalam mengalihkan dokumen perusahaan, pimpinan wajib mempertimbangkan kegunaan isi naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan dan nasional.

pengalihan-dokumen-ke-CD
Jika dokumen perusahaan yang diubah dalam bentuk mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengantung kepentingan hukum tertentu, maka pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut. Jika dalam melaksanakan kewajiban tersebut, pemimpin perusahaan lalai maka ia akan bertanggungjawab sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Istilah pembuktian otentik ini dala  pasal 12 ayat 4 UUDP lebih banyak dikenal dengan istilah akta otentik yaitu suatu akta yang dibuat dihadapan pejabat yang berwenang yang mempunyai kekuatan bukti kuat dan sempurna sampai dapat dibuktikan sebaliknya. Akta otentik ini beda dengan akta di bawah tangan, dimana jika nantinya menggunakan akta di bawah tangan sebagai alat bukti jika terjadi perselisihan, maka si pengguna alat bukti itu harus membuktikan terlebih dahulu kebenarannya. Berbeda dengan akta otentik, jika ada perselisihan sampai adanya gugatan, maka si penggugatlah yang harus membuktikan kebenaran dari gugatannya. Inilah pentingnya setiap perusahaan mempunyai apa yang namanya akta otentik.

Ada hal penting lain, jika perusahaan melakukan pengalihan dokumen asli perusahaan ke dalam bentuk mikrofilm atau media lainnya, yaitu harus di Legalisasi. Legalisasi ini bertujuan untuk menerangkan dan menyatakn bahwa isi daripada dokumen perusahaan yang ada di dalam mikrofilm atau media lainnya itu sesuai dengan aslinya. Legalisasi dokumen yang dilakukan oleh pemimpin perusahaan harus disertai pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan dan dibuatkan berita acara. Berita acara tersebut sekurang-kurangnya memuat :

  1. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi;
  2. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan telah dilakukan sesuai dengan aslinya;
  3. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.

Pemusnahan Dokumen Perusahaan


pemusnahan-dokumen-perusahaan
Menurut Pasal 19 UUDP, pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan putusan dari pimpinan perusahaan. Sedangkan pemusnahan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasakan retensi. Sedangkan pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam bentuk mikrofilm atau media lainnya dapat segera dilaksanakan kecuali ketentuan lain oleh pimpinan perusahaan berdasarkan pasal 12 ayat 3 dan 4 UUDP.

Pemusnahan dokumen perusahaan di atas dilaksanakan dengan pembuatan berita acara dengan mengingat persyaratan yang ditentukan pasal 21 UUDP. Berita acara tersebut memuat :
  1. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemusnahan;
  2. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
  3. tandatangan, dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.
Berita acara pemusnahan tersebut dilampiran pada daftar pertelaan dokumen yang dimusnahkan.


deffendy+

0 Response to "Dokumen Perusahaan (Pengertian dan Segala Pengaturan Dokumen Perusahaan)"

Post a Comment